12 Wege zur Effektivität: Optimieren Sie Ihre Problemlösungen und Entscheidungen

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Qualität des Problemlösungs- und Entscheidungsverhaltens.

Wie könnte das Problemlösungs- und Entscheidungsverhalten in der Organisation/-seinheit optimiert werden?

Eine transparente, offene Fehlerkultur setzt voraus, dass Menschen immer wieder bereit sind, ihre Problemlösungen und Entscheidungen zu überdenken. Entscheidungen sollten möglichst mit denjenigen besprochen werden, die von der Entscheidung unmittelbar betroffen sind.
Entscheidungskompetenzen sollten soweit wie möglich auf die Ausführungsebene übertragen werden, die unmittelbar Verantwortung für die Aufgabenerfüllung trägt.
Fragen Sie sich, wer aufgrund seiner Nähe zu den Ausführungsprozessen und seiner Expertise am besten in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen.
Langwierige hierarchische Entscheidungs-/ Genehmigungsverfahren, die für die Qualität der Entscheidungen keinen Mehrwert bieten, wirken nicht nur demotivierend, sondern verzögern Entscheidungsprozesse unnötig.
In Zeiten dynamischer Veränderung, die durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Widersprüchlichkeit gekennzeichnet sind, ist es schwierig bis unmöglich, richtige Entscheidungen zu treffen, die sich eindeutig an weit voraus geplanten Zielgrößen messen lassen müssen.
Zwingende Vorgaben und Anweisungen von Vorgesetzten führen in solchen Situationen nicht zu den beabsichtigten Ergebnissen.
Mitarbeiter sollten unter solchen Bedingungen im Rahmen von Zielkorridoren mögliche Ergebnisse selbst interpretieren und anhand aktueller Entwicklungen nachsteuern.
Teams sollten statt eindeutiger Vorgaben über Leitplanken bzw. einen Rahmen verfügen, in dem sie sich bei ihren Entscheidungen frei bewegen können.

Wie können Mitarbeiter mit Problemlösungs- und Entscheidungsprozessen erfolgreich umgehen?
Mitarbeiter und Führungskräfte sollten sich möglichst persönlich ein Bild vom Problem und seinen Ursachen machen.
Sie sollten sich bei Problemen nicht auf die Aussagen Dritter verlassen, sondern sich, wenn Sie Zweifel hegen, selbst am Ort des Geschehens ein Bild von der Situation machen, um das Thema gründlich zu verstehen. Jeder Problemlösungsprozess sollte damit beginnen, durch unmittelbare Betrachtung der Situation ein Verständnis aller relevanten Aspekte des Problems zu erarbeiten.

Klären Sie die Situation, ermitteln Sie die wesentlichen Fakten bzw. vergewissern Sie sich persönlich von der Richtigkeit und Relevanz der wesentlichen Tatsachen.

Verifizieren Sie die realen Fakten einer Situation, d.h. verlassen Sie nicht ausschließlich auf sekundär aufbereitetes Datenmaterial. Analysieren Sie die Situation genau, hinterfragen Sie Urteile Dritter und bilden Sie sich ein eigenes Urteil.

Machen Sie sich so oft wie möglich ein Bild von den Arbeitsabläufen. Mitarbeiter müssen die grundlegenden Details der täglichen Arbeitsprozesse verstehen, um gezielt eingreifen zu können.

Versuchen Sie Probleme bereits im Vorfeld zu vermeiden. Je früher Sie ein Problem identifizieren und wirksame Gegenmaßnahmen ergreifen, umso geringer werden die Folgeschäden sein, die sich bei fortschreitender Eskalation des Problems ansonsten ergeben würden.

Bearbeiten Sie Probleme systematisch
Denken Sie Problemlösungen bis zum Ende durch, indem Sie alle typischen Problemlösungsstufen nacheinander systematisch bearbeiten und Stufe für Stufe möglichst im Konsens zwischen den Beteiligten absichern.

Zu den Problemlösungsstufen gehören

• die systematische Analyse der Ausgangssituation (die Situationsanalyse klärt bestehende Abweichungen zwischen angestrebten und real existierenden Zuständen, d.h. die Soll-/ Ist-Abweichung)
• die Bewertung der Relevanz des Problems.
  o Wie wichtig ist das Problem? Welche Auswirkungen sind damit
  verbunden?
• die Analyse der Ursachen, die zur Soll-/ Ist-Abweichung geführt haben.
  o Warum ist das Problem entstanden?
• die Generierung und Auswahl geeigneter Lösungsideen
• die Planung der Umsetzung ausgewählter Lösungsideen (Maßnahmenplanung) und
• die Sicherstellung (Erfolgskontrolle) der Ergebnisse.

Eine systematische Analyse ist vor allem notwendig, wenn es sich um anspruchsvolle Themen bzw. Fragestellungen handelt.

Guten Entscheider behandeln alle anspruchsvollen Themen in der nötigen Tiefe, über die Problemanalyse, das kritische Hinterfragen von Hypothesen bis zur Klärung der Folgewirkungen einzelner Maßnahmen. Schlechte Entscheider entscheiden oberflächlich, ohne alle wichtigen Problemlösungsstufen ausreichend differenziert zu durchlaufen.

Besonders anspruchsvolle Themen beziehen sich auf komplexe Situationen.

Was verstehen wir unter anspruchsvollen, komplexen Themen?

• Komplexe Themen werden subjektiv als nicht überschaubar wahrgenommen. Sie sind durch viele Merkmale gekennzeichnet. Die Variablen beeinflussen sich gegenseitig und sind voreinander abhängig. Ein Eingriff in einem Teil des Systems betrifft alle anderen Teile (wir sprechen von Vernetztheit des Systems). Die miteinander verbundenen und interagierenden Teile haben oft unterschiedliche Eigendynamiken. Zum Beispiel besteht das „System Unternehmen“ unter anderem aus sozialen, wirtschaftlichen, kulturellen und technischen Teilsystemen, die jedes für sich anders „ticken“ und sich wechselseitig beeinflussen.
• Komplexe Themen entwickeln sich dynamisch (Das System entwickelt sich von sich aus weiter).
• Sie zeichnen sich durch Intransparenz aus (nicht alle wesentlichen Informationen sind vorhanden) und erfordern Strukturwissen, d.h. begründete Hypothesen darüber, wie die Variablen sich beeinflussen, z.B., wie Abstimmungsprozesse in Gremien konkret ablaufen.
  Binden Sie deshalb alle Mitarbeiter ein, die vor Ort über das nötige Strukturwissen, z.B. das Verständnis über detaillierte Arbeitsabläufe, verfügen.

Treffen Sie begründete Entscheidungen. Streben Sie Einvernehmen
nach dem Konsensprinzip an. Setzen Sie getroffene Entscheidungen
zügig um.

Überprüfen Sie die Fakten gründlich, auf denen Ihre Entscheidung basiert.
Stellen Sie ggf. herkömmliche Annahmen in Frage und lassen Sie sich Vorschläge und Verfahrensweisen Schritt für Schritt vorstellen und begründen.
Qualitativ hochwertige Entscheidungen erfordern einen Entscheidungsprozess, der Voraussetzungen für gute Problemlösungen und Entscheidungen systematisch abklärt.
Holen Sie die Meinungen aller Betroffenen zu den verschiedenen Alternativen ein.
Streben Sie auf der Basis der verschiedenen Meinungen einen tragfähigen Konsens an. Stimmen Sie unterschiedliche Meinungen so miteinander ab, dass keine Gewinner- Verlierer-Situationen entstehen, sondern mit Kreativität und Intelligenz bestmögliche Lösungen im Konsens gefunden werden, die sich am übergeordneten Erfolg orientieren und in dem alle Partikularinteressen aufgehen.

Entwickeln Sie Konsensverständnis, in dem Sie z.B. Ihren Mitarbeitern abteilungsübergreifende Projekte übertragen, bei denen diese lernen müssen, sich im Learning-by-Doing-Verfahren im Team abzustimmen, ohne faule Kompromisse zu schließen.

Beachten Sie allgemeine Regeln für die effektive und effiziente Durchführung von Meetings.
Dazu gehört z.B., dass

• die Ziele klar definiert und allen vorher bekannt sind (als Bestandteile der Agenda)
• die richtigen Teilnehmer anwesend sein müssen
• alle Teilnehmer vorbereitet sind
• Unterlagen vorbereitet sind (visuell eingängig aufbereitet)
• ein pünktlicher Beginn und ein pünktliches Ende eingehalten werden.

Schätzen Sie abschließend noch die Qualität Ihres Problemlösungs- und
Entscheidungsverhaltens ein.
Leiten Sie vor dem Hintergrund der beschriebenen Erfolgsfaktoren zusammenfassend die wichtigsten Stärken und Schwächen im Umgang mit Problemlösungen und Entscheidungen in der betrachteten Organisation/-seinheit ab.

Welche Ansatzpunkte für Verbesserungen sehen Sie?

Schätzen Sie die Qualität des Problemlösungs- und Entscheidungsverhaltens ein.

Beurteilen Sie die nachfolgenden Erfolgsfaktoren. Wählen Sie nur die Faktoren aus, die für den zukünftigen Erfolg Ihrer Organisation/-seinheit von Bedeutung sind.
Beurteilen Sie die Erfolgsfaktoren danach, inwieweit diese derzeit erfüllt sind bzw. inwieweit aus Ihrer Sicht Handlungsbedarf für zukünftiges Problemlösungs- und Entscheidungsverhalten besteht. Beurteilen Sie die Erfolgsfaktoren aus heutiger Sicht danach, inwieweit Stärken oder Schwächen vorliegen.

Problemlösungen und Entscheidungen – Erfolgsfaktoren

• Wir leben eine transparente, offene Fehlerkultur. Wir überdenken regelmäßig unsere Problemlösungen und Entscheidungen.
• Entscheidungen werden unmittelbar mit denjenigen besprochen, die von der Entscheidung betroffen sind.
• Entscheidungskompetenzen werden soweit möglich auf die Ausführungsebene übertragen, die unmittelbar Verantwortung für die Ausführung trägt und aufgrund der Expertise am besten in der Lage ist, Verantwortung zu tragen.
• Unsere Mitarbeiter können soweit wie möglich schnell und flexibel auf Fehlentwicklungenreagieren, im Rahmen von Zielkorridoren Ergebnisse selbst interpretieren und anhand aktueller Entwicklungen nachsteuern.
• Wir bilden uns bei Problemen möglichst vor Ort ein persönliches Urteil durch unmittelbare Betrachtung der Situation und seiner Ursachen. Wir verschaffen uns ein Bild von allen relevanten Aspekten des Problems. Wir verifizieren die realen Fakten und verlassen uns nicht vorschnell auf Berichte Dritter, die häufig durch persönliche Interessen gekennzeichnet sind.
• Wir treffen keine vorschnellen, sondern begründete Entscheidungen. Konfliktlösungen werden durch Einbindung aller relevanten Sichtweisen der Betroffenen angestrebt, um bestmögliche, nachhaltige Lösungen zu erreichen. Konfliktlösungen durch „formelle Autorität“ werden sachlich nachvollziehbar begründet.
• Wir versuchen Probleme bereits im Vorfeld zu lösen, um Folgeprobleme zu vermeiden, die sich bei fortschreitender Eskalation des Problems sonst ergeben würden.
• Wir bearbeiten anspruchsvolle, komplexe Probleme systematisch, denken in der nötigen Tiefe Problemlösungen bis zum Ende über alle Problemlösungsstufen von der Analyse der Ausgangssituation bis zur Erfolgskontrolle durch.
• Begründete Entscheidungen, die die übergeordneten Interessen bestmöglich entsprechen, werden in der Praxis zügig umgesetzt. Wir stimmen uns mit den relevanten Stakeholdern bzw. Anspruchsgruppen ab, ohne „faule Kompromisse“ zu schließen.
• Unsere Problemlösungsmeetings sind effektiv und werden effizient moderiert.

Analyse der Ausgangssituation

• Wo sehen Sie aktuell Ihre größten Stärken im Umgang mit Problemlösungen und Entscheidungen?
• Wo sehen Sie die größten Schwächen?
• Welche Herausforderungen sind mit Problemlösungen und Entscheidungen in der nächsten Zeit (6-24 Monate) verbunden?

Wie gut schätzen Sie die Qualität Ihres Problemlösungs- und
Entscheidungsverhaltens gemessen an den vorherigen Erfolgsfaktoren ein? Geben Sie einen Prozentsatz zwischen 0 (äußerst gering) und 100 (äußerst gut) an.

Welche Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation/-seinheit leiten Sie aus der Analyse der Erfolgsfaktoren ab?

© Prof.Dr.Merk

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Kontakt: merk@t-pu.de