12 Wege zur Effektivität: Sorgen Sie für funktionierende Teams

Worin besteht die Bedeutung von Teamarbeit?

Funktionierende Teamarbeit ist ein wesentlicher Faktor für zukünftigen Erfolg Ihrer Organisation/-seinheit.

Wie können Teams die Umsetzung unserer Projektziele wirksam unterstützen?

Teams können überzeugend bei sich schnell ändernden Umfeldbedingungen agieren. Sie können ganzheitlich Verantwortung für komplexe, übergreifende Prozesse und Aufgabenstellungen übernehmen.

Fördern Sie eine funktionierende Teamarbeit, die unnötige Reibungsverluste vermeidet und sich an Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit orientiert.

Alle unternehmerischen Führungssysteme, z.B. finanzielle Anreizsysteme, müssen daraufhin untersucht werden, ob sie die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team oder ggf. sogar Teamkonflikte fördern.
So können auf die Honorierung individueller Zusatzleistungen abzielende Anreizsystemeggf. kontraproduktiv die Konkurrenzsituation zwischen Teammitgliedern negativbeeinflussen, statt die Zusammenarbeit zu fördern.

Schaffen Sie die Voraussetzungen, damit Teams sich in Richtung von Hochleistungsteams entwickeln, die Mitglieder sich mit den Teamzielen statt Partikularinteressen identifizieren und kontinuierlich daran arbeiten, die Qualität ihrer Zusammenarbeit zu verbessern.

Welche Defizite können im Umgang mit Teams auftreten?

Teamarbeit kann beispielsweise mit folgenden Defiziten verbunden sein:

• Die Teammitglieder identifizieren sich nicht mit dem Projektauftrag, den Arbeitsweisen des Teams und ihren Rollen.
• Machtkämpfe um die Führungsrolle und belastete persönliche Beziehungen führen zu Konflikten, die keine sachliche Arbeit zulassen.
• Teams entscheiden voreilig unter Vernachlässigung wesentlicher Informationen.
  In der Psychologie hat man das sog. Risky shift-Phänomen analysiert, das darin besteht, dass eine verstärkte Risikoneigung in Gruppen auftritt, wenn Teammitglieder nicht persönlich für Entscheidungen haften, sondern bei Teamentscheidungen eine anonyme kollektiven Verantwortung besteht.
• Normen werden verletzt.

Ein Beispiel für den Umgang mit Normen:
In einem Team wurde als Regel vereinbart, dass das Wissen, das einzelne Teammitglieder in die Teamarbeit einbringen, nur für Zwecke des Teams verwendet werden darf. Zur Eskalation kam es, als ein Teammitglied von seinem Vorgesetzten auf Vorschläge angesprochen wurde, die er in das Team eingebracht hatte und nach der Teamarbeit gegen die vereinbarte Regel von einem anderen Teammitglied als dessen eigene Idee zur persönlichen Profilierung ohne Bezugnahme auf den Urheber öffentlich
gemacht wurde.

Welche Faktoren fördern den Erfolg von Teamarbeit?
Teamarbeit kann dauerhaft institutionalisiert oder als Projektarbeit in der Regel zeitlich befristet sein.

Unter Projektteams verstehen wir

• Gruppen von Mitarbeitern (in der Regel Kleingruppen, die unmittelbar zusammenarbeiten),
• die in der Regel zeitlich befristet (temporär)
• an einem bestimmten Auftrag als zielorientierte Gemeinschaft (mit kollektiver Verantwortung) arbeiten und sich im Anschluss daran wieder auflösen.

Teams sollen kooperativ und effizient zusammenarbeiten.

Hochleistungsteams zeichnen sich insbesondere dadurch aus, dass

• die Rollen (Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen) der einzelnen Teammitglieder und grundlegenden Regeln der Zusammenarbeit geklärt sind
• die Teammitglieder sich mit den Projektzielen, dem Auftrag bzw. der Mission, den Strategien und Arbeitsabläufen identifizieren (die Mitglieder verfolgen die gleichen Zielsetzungen bzw. Prioritäten)
• die Teammitglieder kooperativ zusammenarbeiten, sich gegenseitigakzeptieren und unterstützen (keine Machtkämpfe und emotionaleSpannungen das Team blockieren). Die Gruppe steuert sich überwiegend eigenständig. Konflikte werden in gemeinsamen Besprechungen im Team gelöst.
• die Teams regelmäßig überprüfen, wie effektiv ihre Zusammenarbeit ausfällt (regelmäßige Reviews stattfinden) und das Team Synergien erzielt, d.h. die Gemeinschaftsleistung die Summe der Einzelleistungen übersteigt. Eine hohe Teamkohäsion, d.h. ein starker innerer Zusammenhalt der Teammitglieder, ermöglicht Spitzenleistungen.

Teamentwicklung sollte soweit wie möglich vor Ort in der direkten Bearbeitung von komplexen Arbeitsaufgaben erfolgen und nicht losgelöst vom Arbeitssystem in allgemeinen Trainingsseminaren. Führungskräfte unterstützen Teams dabei, zu einer effizienten Arbeitsgestaltung und Synchronisierung aller Arbeits- und Prozessschritte zu gelangen.

Steigern Sie die Effektivität von Teams.

• Besprechen Sie mit den Teammitgliedern bestehende Probleme, deren Ursachen und Lösungsansätze. Analysieren Sie speziell, inwieweit die zuvor abgeleiteten Anforderungen an Hochleistungsteams gegeben sind.
• Sorgen Sie bei neuen Teams von Anfang an dafür, dass typische Phasen für die Entwicklung von Teams systematisch durchlaufen werden (eine erste Phase der Teamfindung, in der die Teammitglieder sich kennenlernen und Beziehungen und Rollen geklärt werden; eine weitere Phase, die Abstimmungen zu Zielen und Arbeitsorganisation beinhaltet; eine Phase in der die Teilnehmer ihre Rollen gefunden haben, Konflikte ausgeräumt sind und verstärkt kooperieren und letztlich in eine Phase einmündet, in der die Teammitglieder offen miteinander umgehen, sich gegenseitig unterstützen und effektiv am Projektauftrag arbeiten).
• Achten Sie speziell auf die persönlichen Beziehungen im Team.
  Zusammenarbeit auf der Sachebene kann nur funktionieren, wenn auf der Interaktionsebene die zwischenmenschlichen Beziehungen nicht gestört sind.

Schätzen Sie die Qualität Ihrer Teamorientierung insgesamt ein.

Machen Sie sich die Bedeutung der einzelnen Erfolgsfaktoren für Ihr zukünftiges Führungshandeln bewusst.

• An welchen Grundsätzen wollen Sie sich im Umgang mit Teamarbeit orientieren?
• Inwieweit werden diese Grundsätze heute bereits gelebt, inwiefern besteht Handlungsbedarf für die Umsetzung?

Teamarbeit – Erfolgsfaktoren

• Für die Realisierung komplexer Aufgabenstellungen setzen wir häufig Teams erfolgreich ein.
• Unsere Teams zeichnen sich dadurch aus, dass
  • die Rollen (Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen) der einzelnen
   Teammitglieder und grundlegenden Regeln der Zusammenarbeit geklärt sind
  • die Teammitglieder sich mit den Projektzielen, dem Auftrag bzw. der Mission, den Strategien und Arbeitsabläufen identifizieren (die Mitglieder verfolgen die gleichen Zielsetzungen bzw. Prioritäten)
  • die Teammitglieder kooperativ zusammenarbeiten, sich gegenseitig akzeptieren und unterstützen (keine Machtkämpfe und emotionale Spannungen). Die Gruppe steuert sich überwiegend eigenständig. Konflikte werden in gemeinsamen Besprechungen im Team gelöst.
  • die Teams regelmäßig überprüfen, wie effektiv ihre Zusammenarbeit ausfällt (regelmäßige Reviews)
  • das Team Synergien erzielt, d.h. die Gemeinschaftsleistung die Summe der Einzelleistungen übersteigt. Eine hohe Teamkohäsion (innerer Zusammenhalt) ermöglicht Spitzenleistungen.
• Wir schätzen die Reifegrade unserer Teams regelmäßig ein und leiten wirksame Maßnahmen zur Teamentwicklung ein.

Analyse der Ausgangssituation und zukünftiger Herausforderungen

Halten Sie spontan Ihre Einschätzung zu folgenden Fragen fest:

• Worin bestehen aktuell die größten Stärken und Schwächen Ihrer Organisation/-seinheit im Hinblick auf Teamarbeit? Womit sind Sie zufrieden? (größte Stärken) Worin bestehen die größten Schwächen?
• Welche Herausforderungen für die weitere Entwicklung kommen auf Sie in nächster Zeit (6-24 Monate) zu? Welche Entwicklungen/ Trends sind absehbar?
• Welche strategischen Vorgaben bzw. übergeordneten Ziele sind bereits
  vorgegeben und müssen durch Sie umgesetzt werden?

Wie gut schätzen Sie die Qualität Ihrer Teamarbeit ein? Geben Sie einen
Prozentsatz zwischen 0 (äußerst gering) und 100 (äußerst gut) an.

Welche Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation/-seinheit leiten Sie aus der Analyse ab?

© Prof.Dr.Merk

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Kontakt: merk@t-pu.de