Moderation von Gruppendiskussionen

Die Schwachpunkte herkömmlicher Besprechungen - zähflüssige, ergebnislose Veranstaltungen, Vielredner und ständig wiederholte Argumente, unstrukturierte und unübersichtliche Darstellungen, Protokolle, die nicht den Ablauf der Besprechung wiedergeben, die Arbeit des Protokollführens - können mit Hilfe der Moderationstechnik beseitigt werden.

Die Moderation, eigentlich besser die Moderationsmethode, stellt eine Form der Gruppenkommunikation dar. Sie dient Personengruppen als zentrales Kommunikationsmittel zum Finden von Problemlösungen, Treffen von Entscheidungen und Planen von Aktivitäten.
Effektive Teams zu führen, bedarf einer professionellen Moderation. Moderation ist erlernbar und strukturiert durchführbar.
Es gilt Regeln der Moderation zu beachten, um effiziente Ergebnisse zu erreichen. Moderation wird überall dort angewendet, wo sich eine Gruppe von Teilnehmern darum bemüht, zu einem gemeinsamen getragenen Ergebnis (Konsens) zu gelangen, also beispielsweise bei Workshops, Projektgruppensitzungen usw.

Mit der Moderationstechnik können

• Gruppengespräche und Gruppenprozesse optisch sichtbar
  gemacht werden („schriftliche Diskussion“, alle Argumente werden
  dokumentiert)
• komplexe Sachverhalte klar und übersichtlich dargestellt werden
• Probleme systematisch gelöst werden (die Moderation folgt schrittweise einem gestuften Problemlösungsprozess)
• Gesprächsteilnehmer intensiver am Kommunikationsprozess teilnehmen (alle Teilnehmer bringen sich gleichberechtigt ein)

Die positiven Folgen:

• mehr Ideen, Lösungsvorschläge, Anregungen und deren kritische Überprüfung. Die Kompetenz, das Wissen und die Kreativität aller Teilnehmer einer Arbeitssitzung werden genutzt.
• Synergie erhöht die Qualität des Ergebnisses.
• höhere Transparenz der Ergebnisse (der Diskussionsprozess wird Stufe für Stufe komplett visualisiert; auch nach Monaten weiß man noch, auf welcher Basis Entscheidungen getroffen wurden)
• schnellere Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen,
  die allen zugänglich sind
• geringere Ermüdungserscheinungen bei den Teilnehmern durch
  erhöhte Aktivität
• hohe Akzeptanz der Ergebnisse durch die Gruppe durch unmittelbare Beteiligung aller Betroffenen an der Meinungsbildung.

Dadurch steigt ihre Realisierungschance nach Beendigung des Arbeitsprozesses.

Entscheiden Sie sich für eine moderierte Gruppendiskussion, wenn Sie erreichen wollen, dass

• komplexe Themen systematisch bearbeitet werden
• jeder Teilnehmer sich mit seinen Vorschlägen gleichwertig einbringt und nur Argumente zählen (nicht z.B. die Stellung in der Hierarchie)
• alle Argumente sich im Ergebnis niederschlagen
• sich stufenweise in der Gruppe Meinungen herausbilden, die letztlich zu gemeinsam getragenen Entscheidungen führen
• in der Sitzung bereits ein öffentliches Protokoll entsteht, das den gesamten Diskussionsprozess transparent abbildet.

Welches sind die Funktion und Aufgaben eines Moderators?

Der Moderator ist Dienstleiter und Unterstützer für die Gruppe bei der Suche nach gemeinsamen Lösungen. Der Moderator ist ein methodischer Helfer, ein Katalysator, eine "Hebamme" für ein Problem. Der Moderator ist kein Leiter oder Experte, der "weiß wo's lang geht". Der Moderator ist ein Fachmann für das "Wie" der Kommunikation zwischen Menschen.

Der Moderator

• strukturiert den Arbeitsprozess von der Vorbereitung bis zur
  Nachbereitung des Workshops in sinnvolle und verkraftbare
  Einzelschritte,
• ist kein Experte für die inhaltlichen Punkte, die behandelt werden, sondern verfügt über Techniken und Methoden, mittels derer die Gruppe befähigt wird, effizient zu arbeiten und zu dem selbst gewählten Ziel zu gelangen,
• leitet die Gruppendiskussionen zielorientiert und aktiviert die Teilnehmer, ohne sich dabei inhaltlich zu beteiligen. Er nimmt eine fragende Haltung ein und keine behauptende. Durch Fragen aktiviert und öffnet er die Gruppe füreinander und für das Thema;
• verdeutlicht unterschiedliche Standpunkte und fasst Ergebnisse zusammen,
• hilft bei der Überwindung von Verständigungsschwierigkeiten,
• hilft bei der Bearbeitung von Spannungen und Konflikten im Team,
  schlägt Wege der Konfliktbearbeitung vor und moderiert diese und
• sorgt laufend für die notwendige Dokumentation bzw. Visualisierung
  der Ergebnisse.

Regeln für die Durchführung von Moderationen

Offenheit und Vertrauen sind Voraussetzung für kreative Lösungen, die das Wissen aller Beteiligten widerspiegeln.
Unterschiede und Gemeinsamkeiten müssen offen diskutiert werden, um das Feld der Lösungen zu erkennen. Vertrauen muss geweckt werden, um gemeinsames Handeln zu ermöglichen oder um sichtbar zu machen, wo die Grenzen gemeinsamer Verantwortung liegen. „Jeder kommt zu Wort“ und „jede Meinung ist wichtig“ bedeuten, dass sich die moderierte Besprechung in einer Atmosphäre der Offenheit und gegenseitigen Achtung und Akzeptanz abspielen muss. Die Angst vor einem Fehler oder einer unangenehmen Reaktion des Plenums darf auf keinen Fall dazu führen, dass ein vielleicht wichtiger Gedanke oder eine Frage nicht geäußert werden und
verloren gehen.
Killerphrasen wie z.B. "das funktioniert eh nicht", "das haben wir schon immer so gemacht", "Sie immer mit Ihren Ideen" usw. sind sofort durch den Moderator zu unterbinden.

Störungen haben Vorrang
Störungen wie Verstoß gegen Regeln der Moderation, persönliche Herabsetzungen, ausschweifende Diskussionen etc. gefährden den Problemlösungsprozess und müssen deshalb unmittelbar behoben werden.

Jeder Teilnehmer sollte sich dafür verantwortlich fühlen.
Sprechen Sie als Moderator Störungen direkt an, wenn es die Teilnehmer nicht von sich aus tun. Hinterfragen Sie Störungen solange, bis Sie verstanden haben, was die Störung für den/ die Betroffenen bedeutet. Vermeiden Sie es, dass Sie oder Teilnehmer sich früh rechtfertigen oder argumentieren, solange sie das Anliegen nicht wirklich verstanden haben.

Ich statt man

Moderator und Teilnehmer sprechen in der „Ich-Form“ über Ihre Motive, Erwartungen etc. Jeder übernimmt damit Verantwortung für seine Aussagen, ohne sich hinter undefinierten „Man-Formulierungen“ zu verstecken.

Neutralität des Moderators
Der Moderator gibt keine persönlichen Bewertungen ab. Er nimmt jeden Menschen und jede Meinung gleich wichtig und neutral an. Dadurch entsteht Vertrauen in seine Neutralität.

Fasse dich kurz
Der Moderator sorgt für knappe Beiträge („2-Minuten-Regel“ für die maximale Dauer von Diskussionsbeiträgen).

Fazit:  Fragen zur Qualität Ihrer Moderation
Es gilt Regeln der Moderation zu beachten, um effiziente Ergebnisse zu erreichen. Der Moderator ist Dienstleister und Unterstützer für die Gruppe. Der Moderator ist ein methodischer Helfer, ein Katalysator, eine "Hebamme" für ein Problem. 

Erfolgsfaktoren im Überblick:
Der Moderator…
…führt in das Thema der Veranstaltung ein (z.B. nach Relevanz, aktueller Bedeutung etc.)
…gibt die Zielsetzung vor oder vereinbart mit den Teilnehmern die Ziele (was soll in der Veranstaltung überprüfbar erreicht werden?
…stellt die geplante Vorgehensweise vor („Wie gehen wir in der Veranstaltung vor, um das Ziel zu erreichen?“). Er strukturiert ggf. mit Zwischenzielen und Zeitvorgaben zu den einzelnen Schritten.
…begrüßt die Teilnehmer und begründet, warum diese an der Veranstaltung teilnehmen (z.B. aufgrund spezieller Erfahrungen, Qualifikationen, politischer Bedeutung; ggf. Rolle bei einzelnen Teilschritten betonen bzw. bei Gästen auf einzelne Teilschritte begrenzen

…bespricht Regeln eines fairen Umgangs und achtet auf deren Einhaltung.

Zu den Regeln gehören:

• Jeder kommt angemessen zu Wort und jede Meinung ist wichtig
• Offenheit und Respekt (Respekt gegenüber der Person bei aller
  Unterschiedlichkeit der Argumente, die kontrovers beurteilt werden können)
• Keine Killerphrasen, die andere Teilnehmer und deren Argumente pauschal abwerten und darauf abzielen, die Diskussion abzuwürgen
• Teilnehmer sprechen in der „Ich-Form“ nurüber ihre Motive, Ziele, Strategien, Pläne etc. (nicht in der „Sie-Form“ über andere Teilnehmer). Jeder präsentiert die eigenen Ideen, ohne andere Positionen zu bewerten (außer wenn Feedback zur eigenen Position erwünscht ist).
• Alle fassen sich kurz und lassen die anderen ausreden

…verzichtet auf persönliche Bewertungen zu den Inhalten. Er nimmt jeden Menschen und jede Meinung in gleicher Weise an. Er schafft dadurch Vertrauen in seine Neutralität.
…leitet die Gruppendiskussionen zielorientiert und aktiviert die Teilnehmer.
Er nimmt eine fragende Haltung ein und keine behauptende. Durch Fragen aktiviert und öffnet er die Gruppe füreinander und für das Thema.

…verdeutlicht unterschiedliche Standpunkte und fasst Ergebnisse zusammen.
Er lässt pauschale Behauptungen nicht im Raum stehen, sondern fasst nach, bis diese Aussagen sachlich begründet sind („Was heißt das konkret? Anhand welcher Beispiele machen Sie dies fest? Sind diese repräsentativ? Auf welche Quellen stützen Sie sich? Sind diese objektiv?“)
…hilft bei der Überwindung von Verständigungsschwierigkeiten (hört „aktiv“ zu und „spiegelt“ Aussagen so, dass der andere sich richtig verstanden fühlt)
…hilft bei der Bearbeitung von Spannungen und Konflikten zwischen den Teilnehmern, löst Missverständnisse auf und schlägt Wege zum besseren Umgang mit Konflikten vor.
…sorgt laufend für die notwendige Dokumentation bzw. Visualisierung der Ergebnisse.
…fasst am Ende das Ergebnis der Diskussion zusammen und bespricht ggf. weitere Schritte zur Umsetzung der Ergebnisse.
…bespricht abschließend mit den Teilnehmern, wie zufrieden diese sind mit den erreichten Ergebnissen, der Art der Zusammenarbeit und ihrer persönlichen Rolle in der Diskussion.
…zieht ein abschließendes Fazit zur Veranstaltung („Lessons learned“).

 

© Prof.Dr.Merk

Quelle

Kontakt: merk@t-pu.de